Datenschutz beim TC-Heidenstücker e.V.

Datenschutz Webseite

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Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
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Datenschutz Info für Mitglieder

(Welche persönlichen Daten erheben wir und was machen wir damit?)

Präambel

Der TC-Heidenstücker e.V., nachfolgend kurz TCH, verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Rechtsgrundlage

Grundsätze: Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) der EU und Bundesdatenschutzgesetz.

Der TCH erhebt und verwendet persönliche Daten über seine Vereinsmitglieder, Kursteilnehmer nur für seine eigenen, vereinsinternen Zwecke und soweit dies für den Spielbetrieb (Wettkampfspiele, Turniere etc.) im Sinne des Badischen Sportbundes Nord, des Badischen Tennisverbands (BTV) bzw. Deutscher Tennisbund (DTB) notwendig ist.

Vereinsmitglieder (m/w) stimmen zu, dass von Ihnen Bildaufnahmen für vereinsinterne Belange, z.B. Zeitungsberichte und Mitteilungen im Internet, gemacht werden.
Grundsätzlich werden vom TCH keine personenbezogenen Daten von Vereinsmitgliedern an „Dritte“ weiter gegeben. Die Ausnahme ist, wenn eine ausdrückliche Zustimmung des Vereinsmitglieds vorliegt oder wenn das für den Spielbetrieb (Nr. 5) üblich und notwendig ist.

Daten aus der Rechnungslegung und dem Zahlungsverkehr werden in der Finanzbuchhaltung und im EDV-System archiviert und nach 10 Jahren vernichtet.

Für Beschwerden, ist eine Kontaktaufnahme an den TCH per E-Mail an: vorsitzender@tc-heidenstuecker.de oder stellvertretender.vorsitzender@tc-heidenstuecker.de möglich.

§ 2 Aufnahme von Mitgliedern

Es werden folgende Daten erhoben und in der beim TCH geführten Mitgliederliste aufgeführt: Name, Adresse, Geburtstag, Telefon, E-Mail, Kontoinhaber und IBAN, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag

Nachweise, die nach der Beitragsordnung zur Beitragsreduzierung erforderlich sind:

– Nachweispflicht für Ehepaar, Lebensgemeinschaft,

– Nachweispflicht für: Schüler, Studenten, Auszubildende, jeweils bis 18 Jahre.

– Nachweispflicht für Familienmitglieder bis 18 Jahre

– bestehende TG Mitgliedschaft.

Damit Kinder unter 14 Jahren für Wettbewerbe spielberechtigt sein können, stimmt ein Sorgeberechtigter (m/w) im Aufnahmeantrag zu, dass die dafür notwendigen Daten an den BTV gemeldet werden.

Die Daten der Mitglieder werden in die Mitgliederliste des TCH aufgenommen und dort wieder gelöscht sobald eine schriftliche Kündigung erfolgt und zum Ende des Jahres rechtskräftig wird.

§ 3 Verwendung der Daten 

Die Daten der Mitglieder (m/w) in §2, werden in einer Mitgliederliste aufgenommen, die der Vorstand des TCH führen. Auf diese Mitgliederliste hat die Vorstandschaft für ihre jeweiligen Zwecke Einsicht.

Der TCH verwendet diese Daten für den Beitragseinzug. Daten über Zahl und Struktur der Mitglieder (keine persönlichen Daten) werden zur Antragstellung von Zuschüssen (z.B. Jugendförderung) bei der Kommune oder bei den Verbänden verwendet.

Bei Kündigung der Mitgliedschaft, werden die Daten aus der Mitgliederdatei gelöscht. Die Löschung erfolgt zum Ende des laufenden Kalenderjahres, sofern keine noch offenen Geschäftsverhältnisse oder ausstehende Beitragszahlungen vorhanden sind.

Wir führen ein Journal über die Verarbeitungstätigkeiten, die wir immer wieder machen müssen (Art. 30 DS-GVO), wie Beitragseinzug und Zahlung von Vergütungen.

§ 4 Lastschriften und Überweisungen

Bei Fälligkeit von Beiträgen werden die TCH-Mitgliederbeiträge per Lastschrift eingezogen, die auf dem Bankkonto des TCH eingehen.
Mitgliederbeiträge und Beiträge für Kurse, Training usw., die während des Jahres fällig sind, werden von der Kassiererin (m/w) des TCH per Lastschrift eingezogen. Alle Zahlungen werden von der Kassiererin (m/w) durchgeführt und in der Finanzbuchhaltung nachgewiesen.
Diese Daten werden mit Hilfe eines EDV-Verfahrens und dem priv. PC der Kassiererin (m/w) verwendet, um Lastschriften oder Überweisungen zu erledigen.

§ 5 Daten für den Spielbetrieb, Verwendung und Weitergabe.

Wenn Vereinsmitglieder in einer Mannschaft spielen wollen, meldet die Sportwartin (m/w) bzw. Jugendwartin (m/w) des TCH die für den Spielbetrieb erforderlichen Daten an den BTV bzw. DTB.
Dafür werden Name, Vorname, Geburtstag, Nationalität und ggf. Spielstärke der Spieler (m/w) mitgeteilt.
Die Mannschaftsführer bekommen zur Organisation der Spiele die Spielerliste mit Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern.
Die Zustimmung der Vereinsmitglieder zur Weitergabe der erforderlichen Daten für den Spielbetrieb erfolgt mit der Zustimmung zur Nominierung als Spieler (m/w) in einer Mannschaft, die an Wettkämpfen teilnimmt.

Die für den Spielbetrieb relevanten Daten der beteiligen Spieler (m/w) können u.U. auf der Homepage des TCH einzusehen sein. Das gleiche gilt entsprechend, wenn Tennis-Spiele von einem anderen Organisator organisiert werden.

Für Kinder unter 14 Jahren, erteilt ein Sorgeberichtigter (m/w) bei der Aufnahme die Zustimmung für die Meldung der Daten an den BTV, damit eine Spielberechtigung erreicht wird.

Für das Jugendtraining verwendet die Jugendsportwartin (m/w) Daten, um Alters und Leistungsgruppen zu organisieren. Der Spielplan der Gruppen wird den Teilnehmern / Sorgeberechtigten per E-Mail und den Trainern übergeben.

Für die Durchführung des Jugendtrainings bekommen die zuständigen Trainer Namen, Telefon Nr. und ev. die Spielstärke der Teilnehmer (m/w).

Daten werden von den Trainern nicht weitergegeben.

Die vom Stadtjugendamt Karlsruhe für die Kinder- und Jugendarbeit verlangten. „erweiterten Führungszeugnisse“ der Trainer (m/w) werden von der Jugendsportwartin (m/w) überwacht und nach 10 Jahren sorgfältig vernichtet.

Für die Anmietung von Hallenplätzen, werden von der Verwalterin (m/w) des TCH nur Daten zur Abwicklung der Vermietungen erhoben; eine Weitergabe der Daten erfolgt nicht.

§ 6 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

Stand: 09/2018